Una clienta de otra provincia nos encontró buscando correo con el nombre de la empresa. Lo necesitaba por una razón muy concreta: la UAFE se lo pedía y no tenía uno. Detrás de su pedido había una pregunta que seguramente se hacen otros en su situación: ¿qué correo me están pidiendo exactamente?
Desde que el SRI empezó a avisar a los sujetos obligados al inscribir o actualizar el RUC, es fácil llegar al registro de la UAFE sin saber que van a necesitar varias direcciones de correo, y no cualquiera. Aquí va la respuesta completa, con lo que dice la propia UAFE.
La respuesta corta: cuatro correos con nombre y apellido
La UAFE pide correos en dos momentos distintos del trámite, para dos personas distintas:
- Para el oficial de cumplimiento: un correo personal y otro institucional, de uso exclusivo del oficial.
- Para el representante legal: al solicitar el código de registro, un correo corporativo y otro personal.
Y todos tienen que identificar a la persona con su nombre completo. Los personales pueden ser los que ya usan, siempre que lleven su nombre. Los otros dos van con el dominio de tu empresa, del tipo juan.perez@tuempresa.com. Un cumplimiento@ o un gerencia@ se rechaza. Lo puedes confirmar en la página oficial de registro del oficial de cumplimiento y en la de solicitud del código de registro.
| Quién | Qué correos pide la UAFE | Ejemplo |
|---|---|---|
| Oficial de cumplimiento | Personal + institucional de uso exclusivo | maria.lopez@hotmail.com + maria.lopez@tuempresa.com |
| Representante legal | Personal + corporativo | juan.perez@gmail.com + juan.perez@tuempresa.com |
El formato que la UAFE rechaza
Es un motivo real de rechazo: lo vimos en una notificación de la UAFE que nos llegó por una clienta. En las notificaciones de rechazo de la UAFE el motivo aparece escrito así:
«SE RECHAZA: en virtud de que el correo electrónico registrado del sujeto obligado, del representante legal y del oficial de cumplimiento son incorrectos (deben ser personalizados, no deben ser seudónimos o alias o departamentales o dominio de terceros), debe identificar el nombre completo del sujeto obligado, representante legal, o del oficial de cumplimiento. Ej: juan.perez@hotmail.com juan.perez@empresaabc.com».
Traducido a la práctica: la dirección tiene que decir quién es la persona. No sirve el nombre de un cargo, de un área ni un apodo, y tampoco sirve el dominio de otra empresa.
| Así sí | Así no | Por qué se rechaza |
|---|---|---|
| maria.lopez@tuempresa.com | cumplimiento@tuempresa.com | Es departamental |
| juan.perez@tuempresa.com | gerencia@tuempresa.com | Es un cargo, no una persona |
| juan.perez@tuempresa.com | jefazo@tuempresa.com | Es un alias o seudónimo |
| maria.lopez@tuempresa.com | maria.lopez@estudiocontable.com | Es el dominio de un tercero |
Por qué el representante legal también necesita uno
Mucha gente se concentra en el oficial y se olvida de esta parte. Cuando el representante legal solicita el código de registro, el formulario le pide dos correos: uno corporativo y uno personal. Y es a esa dirección adonde llega el enlace para activar la solicitud, que hay que usar dentro de las 48 horas.
Si ese correo no existe o nadie lo revisa, la solicitud queda a medias.
Qué es un correo institucional y en qué se diferencia del tuyo
Un correo institucional es el que lleva el dominio de la organización: lo que va después de la arroba es el nombre de tu empresa, no el de un proveedor gratuito. Y para la UAFE, además, tiene que identificar a la persona que lo usa.
Ojo con un detalle: la UAFE pide un correo institucional además del personal. No dice que tu Gmail esté prohibido; dice que ese no alcanza para el campo institucional.
Por qué el info@ de la empresa no te sirve para el oficial
Muchos negocios ya tienen un correo con su dominio, del tipo info@ o ventas@, que lo revisan dos o tres personas. Parece la solución obvia, pero la UAFE pide que el correo institucional del oficial sea de uso exclusivo del oficial.
Un buzón compartido no cumple esa condición, y además es departamental: no identifica a ninguna persona, que es justo el motivo de rechazo que vimos arriba. La salida es una cuenta propia del oficial, con su nombre y apellido.
Cómo nombrar las cuentas para que no te las rechacen
La regla es una sola: nombre y apellido de la persona, arroba, el dominio de tu empresa. En la práctica queda así:
- El oficial de cumplimiento: maria.lopez@tuempresa.com, con su nombre real.
- El representante legal: juan.perez@tuempresa.com, con su nombre real.
- El oficial suplente, si tu organismo de control lo pide (es obligatorio solo para la Superintendencia de Bancos): también con su nombre.
- Si dos personas se llaman parecido, agrega la segunda inicial o el segundo apellido, pero sin cambiar el formato.
Antes de llenar el formulario, lee la dirección en voz alta. Si no dice el nombre de una persona, la UAFE la va a devolver.
Equipo de Creative Web
Si todavía no tienes dominio, ese es el primer paso. Lo explicamos en nuestra página de correo institucional para la UAFE, donde está el paquete con dominio y hasta 10 cuentas.
Qué pasa cuando cambia el oficial de cumplimiento
Las personas rotan. Cuando el oficial deja el puesto, hay que registrar al nuevo y la UAFE da un plazo máximo de 15 días para informar el registro o el cambio. Entre los datos que vuelve a pedir están, otra vez, sus dos correos.
Como el correo tiene que identificar a la persona, el nuevo oficial no hereda la cuenta del anterior: se le crea una cuenta nueva con su propio nombre y apellido. La del oficial que se fue la puede conservar la empresa para no perder el historial, pero ya no es la que se registra.
Cuándo nada de esto te aplica
Si tu negocio no es sujeto obligado, la UAFE no te va a pedir oficial de cumplimiento ni estos correos. La condición aparece en el certificado de tu RUC. Si tienes dudas, confírmalo con tu contador antes de hacer cualquier trámite.
Y si ya tienes correos con el dominio de tu empresa, no necesitas empezar de cero: basta con crear una cuenta exclusiva para el oficial y otra para el representante legal, si todavía no la tiene.
Antes de entrar al registro, revisa esto
- Que el oficial tenga el correo institucional funcionando y que haya enviado y recibido al menos un mensaje.
- Que el representante legal tenga el correo corporativo listo, porque el enlace de activación de la solicitud llega a esa dirección y hay que activarla dentro de las 48 horas.
- Que cada dirección lleve el nombre y apellido de su dueño: ni cargos, ni áreas, ni el dominio de otra empresa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar mi Gmail para el registro en la UAFE?
Como correo personal, sí, si lleva tu nombre: el ejemplo de la propia UAFE es juan.perez@hotmail.com. Para el campo institucional del oficial y el corporativo del representante legal corresponde una cuenta con el dominio de tu empresa.
¿El oficial y el representante legal pueden compartir el mismo correo?
No es lo recomendable. El correo institucional del oficial tiene que ser de uso exclusivo, así que lo correcto es que cada uno tenga su propia cuenta.
¿Cuántas cuentas necesito como mínimo?
Dos con el dominio de tu empresa: la del oficial de cumplimiento y la del representante legal. Si te piden suplente, una más.
¿Qué hago si el oficial deja la empresa?
Creas una cuenta nueva con el nombre y apellido del oficial que entra, porque la dirección tiene que identificarlo. El cambio se informa a la UAFE en un plazo máximo de 15 días.
¿Puedo usar un correo tipo cumplimiento@ o gerencia@?
No. En sus notificaciones de rechazo, la UAFE indica que los correos deben ser personalizados y no departamentales, alias ni de dominio de terceros. El formato que acepta es nombre.apellido@tuempresa.com.
¿Creative Web hace el trámite ante la UAFE?
No. Nosotros dejamos los correos funcionando. El registro lo hace tu negocio en la plataforma de la UAFE, normalmente con su contador.
Si te falta el correo institucional, te lo armamos con el dominio de tu empresa y te acompañamos hasta que envíes el primero. Mira el paquete de correo institucional para la UAFE o escríbenos por WhatsApp. Para el resto del equipo tenemos correos con tu dominio.
