Cuando una empresa descubre que es sujeto obligado a reportar a la UAFE, la primera pregunta práctica casi siempre es la misma: ¿quién va a ser el oficial de cumplimiento? Es la persona que queda registrada como responsable ante la UAFE, y sin ella no se completa el registro.
Lo que te piden para registrarla depende de quién controla a tu negocio. No es lo mismo una inmobiliaria que responde directamente a la UAFE que una cooperativa de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria. Aquí te ordenamos lo que piden en cada caso, con lo que dice la fuente oficial.
La respuesta corta: depende de tu organismo de control
Si tu negocio lo controla directamente la UAFE, el oficial necesita un oficio de designación firmado con su aceptación, más un título de tercer nivel o un certificado de dos años de experiencia en gestión de riesgos. Si te controla la Superintendencia de Compañías, la de Economía Popular y Solidaria o la de Bancos, lo que se presenta es la resolución de calificación que emite ese organismo.
En todos los casos se registran los mismos datos de la persona, incluido un correo institucional de uso exclusivo del oficial. Los requisitos completos están en la página oficial de registro del oficial de cumplimiento.
Qué te pide cada organismo de control
| Organismo que te controla | Qué documento se presenta | ¿Suplente obligatorio? |
|---|---|---|
| UAFE (directamente) | Oficio de designación con firma de aceptación + título de tercer nivel o certificado de 2 años de experiencia en gestión de riesgos | No |
| Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros | Copia de la resolución de calificación | No |
| Superintendencia de Economía Popular y Solidaria | Copia de la resolución de calificación + comprobante de registro | No |
| Superintendencia de Bancos | Copia de la resolución de calificación | Sí |
El título de tercer nivel puede ser en Derecho, en Economía o en otras carreras. Si la persona que tienes en mente no tiene título, la alternativa que acepta la UAFE para los sujetos que controla directamente es el certificado de experiencia en gestión de riesgos.
Si no sabes qué organismo te controla, ese es el primer dato a confirmar. Lo explicamos en cómo saber si tu negocio es sujeto obligado.
Los datos de la persona que se registran
Además del documento, la UAFE pide estos datos del oficial de cumplimiento:
- Nombres y apellidos completos.
- Número de cédula.
- Dos correos: uno personal y uno institucional, de uso exclusivo del oficial, los dos con su nombre y apellido.
- Teléfono celular y teléfono fijo.
- Dirección del domicilio del sujeto obligado.
El tercer punto es el que más fácil se resuelve mal. El correo personal lo tiene cualquiera. El institucional tiene que llevar el dominio de tu empresa, ser solo del oficial e identificarlo por su nombre: no sirve el info@ que revisan tres personas ni un cumplimiento@. Si todavía no lo tienes, en qué correo pide la UAFE te explicamos el detalle.
Elige al oficial pensando en quién va a seguir en la empresa dentro de un año. Cada cambio se vuelve a informar, con una cuenta nueva que lleve el nombre de la persona que entra.
Equipo de Creative Web
El suplente: solo obligatorio en la Superintendencia de Bancos
Mucha gente asume que siempre hay que registrar un titular y un suplente. Según la UAFE, el oficial suplente es obligatorio solo para los sujetos controlados por la Superintendencia de Bancos. Para el resto, el titular alcanza.
Si te toca registrar suplente, necesita sus propios datos y su propio correo institucional con su nombre. Son dos personas distintas con dos cuentas distintas.
Cómo se informa el registro o el cambio, paso a paso
- Confirma qué organismo controla a tu negocio.
- Elige a la persona y reúne su documento: oficio con título o experiencia, o la resolución de calificación de tu superintendencia.
- Crea la cuenta institucional exclusiva del oficial, con su nombre y apellido (maria.lopez@tuempresa.com), antes de llenar nada.
- Escanea los documentos en PDF de máximo 2 MB cada uno.
- Envíalos a secretariageneral@uafe.gob.ec o entrégalos en la oficina de la UAFE en Quito (Av. Portugal E9-138 y Av. República de El Salvador, edificio Plaza Real).
- Hazlo dentro de los 15 días que da la UAFE para informar el registro o el cambio.
Cuando cambia el oficial, el proceso se repite con la persona nueva. Del lado del correo, se crea una cuenta nueva con su nombre y apellido, en un par de minutos. La del oficial anterior no se le pasa al nuevo: la dirección tiene que identificar a quien está registrado.
El formato del correo: nombre y apellido, nunca el cargo
Este punto hace caer solicitudes. En sus notificaciones de rechazo, la UAFE indica que los correos del oficial, del representante legal y del sujeto obligado «deben ser personalizados, no deben ser seudónimos o alias o departamentales o dominio de terceros», y que deben identificar el nombre completo. Su ejemplo es juan.perez@empresaabc.com.
| Así sí | Así no | Motivo |
|---|---|---|
| maria.lopez@tuempresa.com | cumplimiento@tuempresa.com | Departamental |
| maria.lopez@tuempresa.com | oficial@tuempresa.com | Es un cargo |
| maria.lopez@tuempresa.com | maria.lopez@estudiojuridico.com | Dominio de terceros |
Y una vez creada, la cuenta del oficial no se mezcla con otras tareas, porque la UAFE la pide de uso exclusivo:
- No la uses para facturación, ventas ni atención a clientes.
- No la reenvíes automáticamente a la bandeja de otra persona.
- Guarda la contraseña en un lugar seguro de la empresa, además del celular del oficial.
- Ábrela con frecuencia: es la que queda registrada ante la UAFE a nombre del oficial.
Cuándo esto no te aplica
Si tu negocio no figura como sujeto obligado, no necesitas registrar oficial de cumplimiento. Y si ya lo tienes registrado con un correo de tu dominio, con su nombre y que usa solo esa persona, no hay nada que cambiar. Este artículo tampoco reemplaza lo que te diga tu contador, tu abogado o la propia UAFE sobre tu caso concreto.
Lo que conviene dejar listo esta semana
Antes de juntar papeles, define tres cosas: quién va a ser el oficial, qué organismo te controla y con qué correo exclusivo lo vas a registrar. Con esas tres respuestas, el resto es reunir documentos. El correo es lo único que puedes resolver hoy mismo sin esperar a nadie.
Preguntas frecuentes
¿El dueño del negocio puede ser el oficial de cumplimiento?
Eso depende de lo que exija tu organismo de control y de tu tipo de negocio, y no es algo que podamos responder nosotros. Confírmalo con tu contador, tu abogado o la UAFE antes de designar a nadie.
¿El oficial necesita un título universitario?
Para los sujetos que controla directamente la UAFE, se presenta un título de tercer nivel o un certificado de dos años de experiencia en gestión de riesgos. En las superintendencias se presenta la resolución de calificación.
¿Cuánto tiempo tengo para informar a la UAFE?
La UAFE da un máximo de 15 días para informar el registro o el cambio del oficial de cumplimiento.
¿Puede el oficial usar el correo general de la empresa?
No. La UAFE pide un correo institucional de uso exclusivo y personalizado, y rechaza los departamentales. Lo correcto es crearle una cuenta propia con su nombre y el dominio de tu empresa.
¿Qué pasa con el correo si el oficial se va?
Se crea una cuenta nueva con el nombre y apellido de quien entra, porque el correo tiene que identificarlo, y el cambio se informa a la UAFE en 15 días. La cuenta anterior la puede conservar la empresa para no perder el historial.
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